در زمینه تعریف BPM و مفهوم آن بین شرکت‌های مختلف و صاحب‌نظران این رشته اختلافاتی وجود دارد، ولی آنچه عموماً در بین این نظرات مشترک است این است که:  BPM روشی یکپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای کسب و کار است که ممکن است در هر یک از آن‌‌ها افراد و نرم‌افزارهای سازمان درگیر باشند. تعاملات بین افراد، نرم‌افزارها و گردش اطلاعاتی سازمان است که به آن حیات می‌بخشد و هدف از وجود BPM این است که بتواند این فرآیندها را در سازمان مدیریت کرده و ابزاری برای نظارت و بهبود آن‌ها در طول چرخه سازمان ارائه دهد.

BPM فرآیندی منطقی برای مدیریت کسب‌وکار و تغییرات آن است. هر فرآیند باید با توجه به وضع موجود آن در سازمان پیاده شده و سپس بصورت مستمر مورد نظارت قرار گرفته و در صورت نیاز بهبود داده می شود. این روال ممکن است بارها در مورد هریک از فرآیندهای سازمان اجرا گردد. از این رو چرخه حیات BPM به طور تکرار شونده­ خواهد بود.

متدولوژیBPM با تمرکز برروی یک فرآیند یا بخشی از سازمان هدف بصورت چابکانه ابتدا سعی در شناخت فرآیندی وضع موجود دارد و سپس با مدل نمودن فرآیند جاری و اجرای نمودن آن حرکت ابتدایی خود را آغاز می نماید. در ادامه این بستر زیرساختی است امکان مانیتورینگ و بروز رسانی این فرآیند را مهیا می سازد.

متدولوژی های متعددی برای توسعه و استقرار BPM در یک سازمان تاکنون ارائه شده است که تمرکز اساسی این متدلوژی ها را می توان بر موارد زیر دانست:

1-    ارائه راهکارهای مناسب جهت پیاده سازی کلیه فرآیندهای کسب و کار  بصورت یکپارچه، شفاف، چالاک و با قابلیت اصلاح و بروز رسانی سریع.

2-    وجود یک سیستم نرم افزاری تحت عنوان BPMS بعنوان ابزار متمرکز و پشتیبانی کننده کلیه مراحل مطرح درBPM

چهار فاز مدلسازی، طراحی و شبیه سازی، توسعه و استقرار، مدیریت و تعامل، تحلیل و بهینه سازی را می توان ماحصل و نقطه اشتراک تمامی متدلوژی های ارائه شده در زمینه BPM دانست. که بمنظور پویا سازی سیستم بصورت چرخه ای درون سازمان اجرا می گردند.

1-مدل‌سازی، طراحی و شبیه سازی‌

در این مرحله،‌ منطق کسب‌وکار و فرآیندهای آن مدل می‌شوند. دیدگاه BPM بر این مبنا است که در ابتدا لازم نیست فرآیندهای کسب‌وکار بصورت کامل بهینه گردند، بلکه می‌توان وضعیت موجود را مدل ساخت و بعد با استفاده از مکانیزم‌هایی که سیستم BPM در اختیار می‌گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید و آن‌ها را بهینه‌ ساخت.

به منظور مدل‌سازی کامل منطق کسب‌وکار لازم است قوانین کسب و کار را نیز در همین مرحله مدل‌سازی نمود که این کار از طریق موتور قوانین کسب‌وکار ممکن می‌گردد. از طریق این موتور می‌توان قوانین کسب‌وکار را مدل نمود و در طول زمان، تغییرات لازم را در آن‌ها بدون آن‌که نیازی به تغییر در سایر اجزای کسب‌وکار باشد، اعمال نمود. جدا بودن محل نگهداری قوانین کسب‌وکار از فرآیندهای کسب‌وکار این امکان را فراهم می‌سازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسب‌وکار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند.

پس از طراحی فرایند کسب و کار و پیش پیاده سازی آن لازم است که با استفاده از امکانات زیر ساختی فرآیند طراحی شده شبیه سازی شده تا از مشکلات احتمالی در زمان پیاده سازی جلوگیری شود.

2-توسعه و استقرار

بعد از شناخت و مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار لازم است فرآیندهای مربوطه را به‌ همراه قوانین کسب‌وکار پیاده‌سازی نمود و در سازمان مستقر ساخت. در این مرحله لازم است کلیه سیستم‌های قدیمی (Legacy) و موروثی از طریق سیستم BPM  به هم متصل و یکپارچه شوند.

تست یکپارچگی یک فرآیند کسب و کار ملزوم می دارد تا کلیه عوامل درگیر در پشتیبانی از سیستم های مورثی در جریان انجام تست قبل از اجرای نمودن فرآیند قرار گرفته و محیط و سناریو تست نهایی را آماده سازند. در صورت موفقیت آمیز بودن تست نهایی فرآیند در محیط اجرای نصب و راه اندازی می گردد.

3-مدیریت و تعامل‌

پس از استقرار سیستم در سازمان، کاربران مختلف در سازمان می‌توانند فرآیندها را اجرا‌کنند. در حین اجرای فرآیندها گروه‌های مختلفی از افراد سازمان با توجه به نقشی که در سازمان دارند، با فرآیندها به گونه‌ای که خاص نقش آن‌ها است درگیر خواهند شد. به‌عنوان مثال، کاربران کسب‌وکار  بعد از استقرار فرآیندهای مکانیزه شده در سازمان باید کارهایی از قبیل تأیید یا رد برخی تصمیمات کلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را انجام دهند،‌ مدیران و ناظران، بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت کرده و متخصصان IT باید فرآیندهای مکانیزه را از لحاظ تطابق با استانداردهای مختلف مدیریت نمایند.

4-تحلیل و بهینه‌سازی‌

استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام کار نیست، بلکه از این پس کاربران حوزه کسب‌و‌کار باید بتوانند اجرای فرآیندها را بر اساس یک سری از پارامترهای کلیدی در زمینه اندازه‌‌گیری کارایی فرآیندها، تحلیل نمایند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال کنند تا از این طریق، کارایی فرآیندها افزایش یابد و هر نوع بهینه‌سازی مورد نیاز در مورد آن‌ها اعمال گردد. به وسیله این قابلیت‌، کاربران حوزه کسب‌و‌کار می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص و اعمال نمایند.